Каждому хоть раз в жизни приходилось заполнять договоры, шаблоны, бланки и прочие документы.
Конечно, если это разовая операция, то можно потратить время и кропотливо заполнить нужную информацию. Но когда эта операция ежедневная, то хочется автоматизировать эту рутинную работу. Ведь каждый день заполняются одни и те же поля, постоянно допускаются ошибки, часть информации указывается по несколько раз в одном документе. Наш новый продукт нацелен как раз на решение этих задач.
Возможности программы:
Программа представляет собой расширение функционала в Excel. После установки на ленте меню появится отдельная вкладка для автоматизации заполнения документов. Почему Excel? Все просто - это самый привычный формат для пользователя по ведению реестра и заполнению различных форм. Не нужно обучаться новому функционалу и осваивать сложные программы, все необходимое уже есть. Вы продолжаете как обычно заполнять форму Excel но плюс к этому получаете возможность автоматически генерировать документы. Вот так выглядит лента меню в программе:
Создавайте простые формы для заполнения прямо в Excel. Просто укажите программе какие ячейки (поля) вы хотите вставлять в отчеты. Вы также можете создавать сложные формы для заполнения документов с различными условиями. Например, договоры, где различные формулировки должны вставляться при определенных условиях.
Вставка функций
Часто при заполнении мы указываем числа прописью или склоняем фамилии или должности по падежам. Теперь вы сможете вставить функцию в Excel и она автоматически сделает это за вас. Вам потребуется один раз указать ФИО, а программа сама просклоняет ее и подготовит к вставке в документ. Аналогично с должностями или другими фразами. Программа склоняет фразы по всем падежам русского языка.
Необходимо вставить сумму, количество или дни прописью - тоже не проблема в программе имеются функции для записи прописью любых данных.
Заполнение шаблона
После того, как форма для заполнения документа готова необходимо создать шаблон документа. В шаблоне нужно расставить так называемые метки, в которые программа будет вставлять данные. Например, {НомерДоговора}, {СуммаПрописью}, {Должность} и так далее. Для простоты мы подготовили примеры готовых документов. Вы можете создавать свои метки в любых количествах. В этой статье можно посмотреть процесс создания шаблона документа.
После того как шаблон готов, данные в него вставляются из формы Excel всего одной кнопкой.
Заполнение нескольких документов
Как правило, единовременно необходимо заполнить сразу несколько документов. Например договор и счет на аванс, акт выполненных работ и счет-фактуру и так далее. В программе предусмотрена возможность заполнения сразу нескольких документов.
Создание и ведение реестра документов
Помимо заполнения документов в программе можно вести реестр создаваемых документов. Данные будут автоматически переноситься в реестр и вы сможете к ним вернуться спустя время. Вы сможете повторно создавать документы или исправлять в них данные нажав пару кнопок.
Реестр документов можно настраивать по своему усмотрению добавляя в него формулы или дополнительные данные, а можно и наоборот хранить в нем только выжимку информации.
В дальнейшем у нас в панах добавить функционал документооборота с возможностью создавать напоминания и визуальным отслеживанием статусов.